新手记账入门：用 Excel 做一张自动汇总的记账表

为什么不用记账 App

记账 App 很多，但对新手来说有两个常见问题：一是处处要授权，账单数据躺在别人服务器里心里不踏实；二是功能太多，坚持不到第二周就弃坑。

一张自己做的表格正好相反：数据完全在你手里，列想加就加，而且做表格本身就是理解自己消费结构的第一课。本文以 Excel 为例（WPS 表格和 Google Sheets 操作几乎相同），全程用最基础的函数。

一、建一张「流水」表

新建工作簿，把第一个工作表重命名为「流水」，按下面顺序建 6 列：

列名称说明
A日期建议填 2026/10/25 这种格式，统一很重要
B项目简单描述，如「午餐-公司楼下」
C分类下拉选择，见下文
D收入有进账才填
E支出有花销才填
F备注可留空

让「分类」变成下拉菜单可以大幅降低记账摩擦：选中 C 列 → 数据 → 数据验证 → 允许选「序列」→ 来源填：

餐饮,交通,日用,住房,娱乐,学习,医疗,人情,收入,其他

这样每次记账点一下就选好了，分类名不统一的问题（「吃饭」「餐饮」「午饭」混用）也就不存在了。

二、记账规则（越简单越能坚持）

  • 只记流水，不记余额：余额让公式算，自己别手填。
  • 当天记，或固定每晚记一次：攒一周再记必挂。
  • 不确定的分类选「其他」：不要纠结，月度复盘时再调整。
  • 收入填 D 列、支出填 E 列，永远不要在一列里又加又减。

三、做一张「月度汇总」表

新建第二个工作表，命名「月度汇总」。我们要它自动回答三个问题：

1. 这个月总共花了多少？

=SUM(流水!E:E)-SUM(流水!D:D)

支出合计减收入合计（如果你想只看支出，就用 =SUM(流水!E:E)）。

2. 各分类花了多少？

在 A 列从上到下填 10 个分类名（餐饮、交通、日用……与流水表的分类完全一致），B2 填：

=SUMIF(流水!C:C,A2,流水!E:E)

下拉填充到所有分类行。SUMIF 的意思是：在流水的 C 列里找到与本行分类名相同的记录，把它们 E 列的支出加起来。这就是「自动汇总」的全部魔法。

3. 结余是多少？

=SUM(流水!D:D)-SUM(流水!E:E)

四、一个让它更好用的技巧：月底饼图

选中月度汇总表的分类名和金额两列 → 插入 → 饼图。不用做任何美化，看一眼就知道钱大头花在哪。多数人第一次做这件事都会有一两个「原来我在这里花了这么多」的瞬间——这正是记账的价值所在。

常见问题

  • Excel 和 Google Sheets 哪个好？ 公式完全通用。Sheets 胜在免费和手机随时记，Excel 胜在本地数据和函数生态。新手随便选，能坚持的那个就是最好的。
  • 要按年分表吗？ 新手不要。一张流水表记一年完全没问题，先活过三个月再考虑优化。
  • 公式报错了？ 九成是分类名对不上：汇总表的分类名和流水表里实际填的字必须一字不差。

写在最后

这套表格的完整思路就三句话：流水只管老实记，汇总全靠公式算，月底看图找问题。下一篇教程我会把这套表搬到 Google Sheets，做成手机上也能随时记的版本，欢迎关注本站跟进。

本文由 拾贝山人 发布，首发于拾贝笔记。免责声明：本文为个人方法分享，不构成任何投资建议。

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