Google Sheets 记账模板搭建教程：比 Excel 更适合手机记账

上一篇《新手记账入门：用 Excel 做一张自动汇总的记账表》发出后，最常被问到的问题是：这套表能不能在手机上记？

能。而且换到 Google Sheets 之后，手机上记一笔的时间可以从「打开电脑、找到文件、定位到空行」压缩到「点开桌面图标、输入金额、选个分类」，十秒以内。这篇就把改造过程完整写一遍，公式和设置照抄即可。

为什么值得从 Excel 搬过来

三个理由，按重要性排序：

  1. 手机输入体验：Sheets 有手机 App，而且可以把某张表格单独做成手机桌面图标，点开就是流水表，不用层层进文件夹。
  2. 多设备同一份数据：电脑上整理、手机路上记、平板上月底复盘，都是同一个文件，不存在「忘记同步」这件事。
  3. 配合 Google 表单自动写入：这是 Sheets 独有的玩法——用表单填一笔账，数据会自动追加到表格最后一行，连「定位到空行」这一步都省了。

代价是它需要联网、需要 Google 账号。如果你所在网络访问 Google 不稳定，直接用 Excel/WPS 也完全没问题，本文的公式在两者里同样能跑，只是手机端体验差一截。

一、建文件与三张表的结构

打开 sheets.new 直接新建一个空白表格（这个地址很好记，建议收藏），命名为「记账-2026」。

底部新建三个工作表，命名如下：

工作表作用
流水唯一的录入区，一行一笔
分类存放分类清单，供下拉菜单引用
汇总只看不填，全部由公式生成

「分类」单独做一张表的理由：下拉菜单的来源写成 分类!A2:A 之后，你想加一个分类只需在这张表里补一行，所有下拉菜单自动跟着变，不用再回去改每一处的验证规则。

二、建下拉菜单（比 Excel 少点三次）

第一步，在「分类」表填清单。 A1 写「支出分类」，A2 起往下填：餐饮、交通、日用、住房、娱乐、学习、医疗、人情、其他。B1 写「收入分类」，B2 起填：工资、奖金、兼职、理财、其他。

第二步，在「流水」表建列。 依然是六列：日期 / 项目 / 分类 / 收入 / 支出 / 备注。

第三步，做下拉。 选中「流水」的 C 列（点列号 C 选中整列）→ 菜单「数据」→「数据验证」→ 右侧面板里「添加规则」：

  • 条件选「下拉菜单」
  • 来源选「从范围中选择」，填 分类!A2:A

保存。现在 C 列每一格右下角都有个小箭头，点一下就能选分类。

一个小技巧：数据验证规则里有个「如果数据无效」选项，选「拒绝输入」，能彻底杜绝手打分类名导致汇总对不上的问题——这正是上一篇里最常见的报错原因。

三、让金额自动变成钱的样子

选中 D、E 两列 → 菜单「格式」→「数字」→「自定义货币」，或者直接用工具栏的 ¥ 图标。再选中「流水」表第一行（表头行）→「视图」→「冻结」→「1 行」，滚动时表头就不会跑掉。

顺手做一件事：把日期列 A 的格式也设成 2026-10-26，统一格式是后面所有按月公式能算对的前提。

四、汇总表：三个公式解决全部问题

切到「汇总」表。先在 B1 填一个月份的首日，比如 2026-10-01，格式设成「自定义」yyyy-mm，让它显示成 2026-10。这个单元格就是整个报表的「月份开关」，改它，下面所有数字跟着变。

1. 本月总支出

=SUMIFS(流水!E:E, 流水!A:A, ">="&$B$1, 流水!A:A, "<="&EOMONTH($B$1,0))

SUMIFS 的意思是「对 E 列求和，但要同时满足两个条件」：日期大于等于本月 1 号，且小于等于本月最后一天。EOMONTH($B$1,0) 会自动算出当月的最后一天，二月、三十一天的月份都不用你操心。

2. 本月总收入

=SUMIFS(流水!D:D, 流水!A:A, ">="&$B$1, 流水!A:A, "<="&EOMONTH($B$1,0))

3. 本月结余

=B4-B3

（假设总收入在 B3、总支出在 B4，按你实际的单元格改。）

4. 各分类花多少

A6 往下填支出分类名，B6 填：

=SUMIFS(流水!$E:$E, 流水!$C:$C, $A6, 流水!$A:$A, ">="&$B$1, 流水!$A:$A, "<="&EOMONTH($B$1,0))

注意公式里的 $ 符号：$A6 锁列不锁行，流水!$E:$E 全锁定，这样下拉填充到每一行都不会错位。填好后往下拖到最后一个分类。

再在 C 列加一个占比，C6：

=B6/SUM($B$6:$B$14)

设为百分比格式。一眼就能看出「餐饮占了本月支出的 40%」这种信息。

五、条件格式：超支的自动变红

选中汇总表的分类金额区域（B6:B14）→ 菜单「格式」→「条件格式」→ 规则选「大于」，值填一个你心里的预算数，比如 1500，样式设成浅红底。这样月底打开报表，超支的格子自己会跳出来，不需要你逐个比对。

流水表也可以加一条：选中 E 列 → 条件格式 → 文本包含「-」→ 变黄。这是用来提醒自己不要把支出写成负数的（见过太多人这么干，最后汇总全乱）。

六、手机端：两种录入方式，选一个

方式 A：桌面图标（日常最快）

在手机装 Google Sheets App → 打开「记账-2026」→ 右下角三点 → 有个「在设备主屏幕添加快捷方式」的选项，选「流水」表。

之后在手机桌面就有一个图标，点开直接落在流水表上。记一笔的流程是：点图标 → 点最后一行空白行 → 输入金额 → 点分类下拉 → 选 → 完成。

方式 B：Google 表单（最不容易放弃）

打开 forms.new 新建一个表单，只放三个问题：金额（数字）、分类（下拉，选项照抄你的分类表）、备注（简答）。然后在表单的「回答」页点「关联到表格」，选中「记账-2026」。

从这以后，每次提交表单，Sheets 就会自动在「流水」表末尾追加一行。把表单链接加到手机浏览器书签或主屏幕，记账动作就变成了「点开、填、提交」三步，全程不用碰表格本身。

代价是表单提交的日期是提交时间，不能补记前几天的账。我的建议是两种都留着：当天记用表单，补记用表格。

七、共享给家人（可选）

右上角「共享」→ 添加对方邮箱 → 权限选「编辑者」。如果是两个人一起记，务必在「项目」列前加一列「记账人」，否则月底复盘时分不清哪笔是谁花的。

只想让对方看不想让对方改的，选「查看者」。

常见问题

  • 公式显示 #NAME?：多半是 EOMONTH 没被识别。检查函数名有没有拼错，中文全角括号也是常见原因，公式里的括号必须是英文半角。
  • 汇总一直是 0：九成是日期列格式不对。如果 A 列存的是文本（左对齐），SUMIFS 的日期比较会全部失败。选中 A 列 → 格式 → 数字 → 日期，重新确认一遍。
  • 手机 App 里找不到数据验证入口：手机端确实不能新建验证规则，但已经有规则的下拉菜单可以正常用。规则在电脑上配一次就行。
  • 能离线用吗：可以。Sheets App 里把该文件设为「可离线使用」，没有网络时也能记账，联网后自动同步。
  • 和上一篇的 Excel 版比，差别在哪：结构、列、公式逻辑完全一致。差别只在录入端——Sheets 的手机体验和表单自动写入，是它值得多花十分钟搬家的原因。

写在最后

把这两篇连起来看，其实是一套很朴素的思路：结构越简单，越容易坚持；能自动算的绝不动手；月底只看一张图，不翻流水。

表格只是工具，真正起作用的是「每天记一笔」这个动作。如果你还没开始，今天记第一笔就够了，模板可以边用边改。

下一篇我会聊聊指数基金定投到底是怎么回事——不需要任何金融背景，从一个具体的问题开始讲。欢迎订阅本站。

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